Informativa sul trattamento dei dati personali

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR”), questa informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali forniti al Portale Archivi Nazionali.

Trattasi di un portale web dove è consentito di accedere al fine di ricercare, consultare e fruire dei dati e degli oggetti digitali relativi al patrimonio archivistico nazionale. Previa autenticazione (tramite identità digitale o autoregistrazione per chi non possiede un’identità digitale valida in UE) il portale Archivi Nazionali consente di usufruire di servizi aggiuntivi: salvataggio delle ricerche e raccolte personali con la possibilità di associare dei tag; consultare documenti che presentano un particolare livello di riservatezza; accedere ai servizi di Sala Studio; richiedere tramite Sala Studio l’autorizzazione alla consultazione per specifici documenti; effettuare donazioni per sostenere il portale.

 

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati è il Ministero della cultura, via del Collegio Romano 27, 00186 – Roma, Telefono dell’Ufficio relazioni con il pubblico: 06 67235338 – 06 67235339 – 06 67235340
PEO: urp@cultura.gov.it.
Il Ministero esercita la funzione di titolare mediante una serie di soggetti indicati dal D.M. 49 del 30 gennaio 2026 tra cui l’Istituto centrale per gli archivi (ICAR), tel. 06 5190976 PEO: ic-a@cultura.gov.it PEC: ic-a@pec.cultura.gov.it

L’elenco completo e sempre aggiornato dei soggetti nominati Responsabili e Sub-Responsabili ex art. 28 GDPR può essere richiesto ad ICAR.

 

2. Responsabili della protezione dei dati (DPO)

Il Responsabile della Protezione dei Dati per il Ministero della cultura è contattabile ai seguenti recapiti: tel. 06 67232494
PEO: rpd@cultura.gov.it PEC: rpd@pec.cultura.gov.it

 

3. Finalità del trattamento

L’Istituto centrale per gli Archivi utilizza i dati personali (dati anagrafici e di contatto) col fine di:

• identificare gli utenti registrati;
• tracciare le attività degli utenti registrati per l’erogazione dei servizi;
• comunicazioni (e-mail) inerenti ai servizi richiesti;
• accesso ai servizi online e alle risorse digitali ove necessario;
• assolvere a specifiche richieste degli interessati.

I cookie vengono raccolti per permettere una corretta navigazione all’interno del sito (cookie tecnici). Si rimanda alla sezione del Portale Cookie policy.

 

4. Categorie di dati trattati

Oltre ai dati di navigazione, vengono raccolti alcuni dati personali nel momento in cui l’utente crea un proprio account.

Nello specifico, la pagina di accesso iniziale al servizio prevede la registrazione tramite identità digitale valida in UE a seguito di accesso, vengono trattati i seguenti dati:

• Nome
• Cognome
• Indirizzo email (dato non rilevato se si accede tramite CIE)
• Codice fiscale

Non sono memorizzate in banca dati altre informazioni, (ad esempio, per chi accede tramite identità digitale, non vi è alcun riferimento alla password di accesso né ad altre informazioni utili per l’accesso): l’accesso è completamente demandato a gateway istituzionali.

Per i cittadini che non posseggono identità digitale valida in UE è prevista una modalità di accesso alternativa, la cd. “auto-registrazione”, che consente di memorizzare nella banca dati locale i seguenti dati: data di nascita (con un controllo data immessa e warning se under18); nome; cognome; email; password (cifrata).

 

5. Base giuridica, modalità del trattamento e tempi di conservazione

Ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. A) GDPR: l'interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità. I suoi dati personali saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati conformemente a quanto previsto dagli obblighi di legge.

Il trattamento dei dati personali sarà in ogni caso improntato ai principi di proporzionalità e necessità, per cui non saranno trattati, né raccolti dati personali non necessari al principio di lealtà e trasparenza, per cui sarà sempre data comunicazione agli interessati dei trattamenti effettuati e avverrà nel rispetto di adeguatezza delle misure di sicurezza.

6. Ambito di comunicazione e diffusione e trasferimento extra Spazio Economico Europeo

I dati personali raccolti non saranno oggetto di diffusione o comunicazione e saranno disponibili solo per il personale dell’Istituto centrale per gli Archivi, nonché per i consulenti o collaboratori che partecipano alla gestione del Portale – formalmente nominati Responsabili/Sub-Responsabili ai sensi e per gli effetti dell’art. 28 GDPR laddove ne ricorrano i presupposti – i quali, al pari del personale interno sono tenuti agli obblighi di riservatezza. I dati personali non saranno forniti a terzi.

I dati personali raccolti vengono trattati all’interno dello SEE e non è previsto trasferimento all’estero. Qualora dovesse sorgerne la necessità, il Titolare adotterà le condizioni di cui all’artt. 44 e ss.del GDPR al fine di assicurare che il livello di protezione delle persone fisiche garantito dal GDPR non sia pregiudicato.

 

7. Diritti dell’interessato

In relazione ai dati oggetto del trattamento di cui alla presente informativa, all’interessato è riconosciuto in qualsiasi momento il diritto di:
 

• Accesso (art. 15 Regolamento UE n. 2016/679);
• Rettifica (art. 16 Regolamento UE n. 2016/679);
• Cancellazione (art. 17 Regolamento UE n. 2016/679);
• Limitazione del trattamento (art. 18 Regolamento UE n. 2016/679);
• Portabilità dei dati attraverso esportazione in formato .csv (art. 120 Regolamento UE n. 2016/679).

Per l'esercizio dei menzionati diritti il Titolare ha predisposto il Form all'interno del Portale per inoltrare le richieste accessibile dalla Sezione Contatti.  L’utente può selezionare la voce di menù Privacy utenti dalla lista Motivi di contatto e inviare la richiesta. In alternativa, l’utente può modificare i propri dati rivolgendosi al Titolare del trattamento (Ministero della Cultura), agli indirizzi sopra riportati.

 

8. Diritto di proporre reclamo

Gli interessati che ritengono che l’Istituto centrale per gli Archivi stia trattando i dati personali che li riguardano in violazione di quanto previsto dal Regolamento (UE) 2016/679, hanno il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, come previsto dall’art. 77 del GDPR, o di adire l’autorità giudiziaria (art. 79).

Garante per la protezione dei dati personali, Ufficio relazioni con il pubblico (URP)

Piazza Venezia n. 11 – 00187 Roma,

Tel: 06 696772917

PEO: urp@gpdp.it.

Ulteriori informazioni in ordine ai diritti sulla protezione dei dati personali sono reperibili sul sito web del Garante all’indirizzo www.garanteprivacy.it